Du ved allerede, at tid er penge, og at dine møder koster dig penge i spildte arbejdstimer. Hvis en medarbejder hænger i unødvendige møder hele dagen, laver vedkommende ikke sit arbejde, og det koster virksomheden.
Denne kendsgerning er så vidt anerkendt, at Harvard Business Review oprettede en regnemaskine for mødeomkostninger i 2016 for at vise forretningsejere og medarbejdere akkurat, hvor meget møder kostede dem. Hvis du aldrig har set den, er det værd at kigge på den og forstå i kroner og ører, hvor mange penge en klart defineret mødekultur kan spare dig.
Møder handler om mere end blot at være "gode" eller dårlige. Mødekulturen er en virksomhedsegenskab. I bør have en klart defineret mødekultur, for hvis I ikke har det, påvirker det flere ting, end man lige tænker over.
1. Dårlige møder giver mindre tid til handling
Hvis du holdt færre nytteløse møder, ville dine medarbejdere have mere tid til at gøre deres egentlige arbejde. Det overrasker dig sikkert at høre, hvor meget en medarbejder kan udrette, hvis vedkommende kan sætte sig ned og koncentrere sig i stedet for at få sit workflow afbrudt og sin tid forspildt med møder, vedkommende egentlig ikke havde brug for at sidde i.
“De fleste mennesker er produktive i korte sprint”
Bare det at vide, at man kan se frem til en uundgåelig afbrydelse om en time eller to kan forstyrre evnen til at fokusere på arbejdet. Mens de fleste mennesker er produktive i korte sprint, har vi overbevist os selv om, at vi har brug for flere timers uafbrudt tid for at være produktive. Et forestående møde kan derfor nemt forstyrre alt ud over de mest grundlæggende opgaver.
2) De betyder mere overarbejde og giver trætte medarbejdere
Det typiske resultat af at spilde tiden i ørkesløse møder er, at medarbejderne er nødt til at arbejde over for at få deres arbejde gjort. Mens overarbejde traditionelt betød, at man blev på kontoret, er nutidens overarbejde som regel forbundet med mails sent om aftenen på bekostning af tid med familien og muligheden for bare at slappe af. Fritag medarbejderne fra at sidde i unødvendige møder og giv dem mulighed for rent faktisk at få deres arbejde gjort i den normale arbejdstid.
Når medarbejdere kan udføre deres arbejde i den almindelige arbejdstid, bliver de mere tilfredse og engagerede. Som Nathaniel Koloc forklarer i sin artikel Hvad stillingssøgere virkelig ønsker: meningsfyldt arbejde, afslørede en undersøgelse fra PricewaterhouseCoopers, at engagerede medarbejdere er 50 procent mere produktive og 33 procent mere indbringende.
Ville du ikke gerne have medarbejdere, som er 50 procent mere produktive og 33 procent mere indbringende?
3) De resulterer i mindre tid til innovation
I dag er virksomheder under utroligt pres for at innovere, men medarbejdere, der spilder tiden i møder, har sjældent tid og energi til at innovere. I dag tales der meget om virksomhedernes iværksætteri, om at store virksomheder angribes af innovative opstartsvirksomheder, om hvor hurtigt alting ændrer sig, og hvordan forretninger skal være fleksible, men hvordan vil din virksomhed klare alt dét, når medarbejderne sidder og hænger i unødvendige møder i mange af arbejdsdagens timer?
To spildte timer i dødssyge møder betyder to timer mindre den dag til innovation. Selv så lidt som to timer om ugen er 100 timer om året. Forestil dig bare, hvad dine medarbejdere kunne finde på, hvis de havde 100 ekstra timer.
4) De gør beslutningstagningen langsommere
Hvad nu hvis hvert eneste møde havde et slutresultat eller et mål, man ville nå, inden mødet kom til ende? Hvordan ville det føles for dig, for dine medarbejdere? Selv hvis slutresultatet blot var et klart næste skridt, ville det så fremme din virksomhed eller holde den, hvor den er?
“Skidedårlige møder fører til flere møder”
Hvad sker der, når et møde slutter, og der ikke er blevet taget en beslutning? Du kalder til møde igen, og når det næste møde slutter uden en beslutning tages, bliver det en ond cirkel. Skidedårlige møder fører til flere møder, mens gode møder fører til færre, fordi et godt møde fører til klare skridt, man kan tage i fremtiden.
5) De gør din organisation mere bureaukratisk
Hvornår var sidste gang, du tænkte, ih, hvor ville jeg ønske denne proces var mere kompliceret? Det er nøjagtigt sådan, hver eneste medarbejder i din virksomhed har det.
En god mødekultur, der kræver fremskridt fra hvert eneste møde, vil gøre din organisation mere enkel. Ansvarlighed og klar kommunikation er nøgleprincipper og vil føre til lettere beslutningstagning, fordi alle, der har brug for det, vil vide, hvad der foregår nu, og hvad der vil ske fremover.
6) De udvander kerneværdierne
Mange virksomheder påstår at have en vis grad af gennemsigtighed, effektivitet og respekt som kerneværdier, men alt for ofte er disse bare tomme floskler. Det er ikke fordi, virksomheder er ude på at lyve over for deres medarbejdere og kunder, men fordi de ikke sørger for at tilpasse disse værdier med deres handlinger til dagligt.
En god mødekultur benytter sig af lejligheden til at fastlægge dem alle tre og tilpasse kerneværdier med adfærd på en synlig og forståelig måde. Denne klare tilpasning mellem kerneværdier og adfærd, er med til at opbygge tillid og troværdighed mellem medarbejdere, kunder og offentligheden.
7) De påvirker brandet negativt
Jeres mødekultur siger meget om, hvem I er som virksomhed. Hvis I har en god mødekultur, kan I udnytte den til at skille jer ud fra konkurrenterne og tiltrække positiv opmærksomhed fra både offentligheden som sådan og fra potentielle klienter og medarbejdere.
Hos Tesla betragter de det som uforskammet at blive i et møde, hvis man ikke hører til der. I møderne hos Amazon bruges der ikke PowerPoint. I stedet for at spilde tid med at forberede en PowerPoint præsentation, tilbringer medarbejderne den tid på at gøre deres egentlige arbejde. Dette giver virksomhederne og medarbejderne identitet (vi gør / gør ikke...), hvilket påvirker brandet.
Små ting som disse kan have stor indflydelse på virksomhedens branding i nuværende og fremtidige medarbejdere, investorer og aktionærer.
8) De har en negativ og konkret indflydelse på virksomhedskulturen
Det, at have en god virksomhedskultur er mere end bare at skylle et par bajere ned fredag efter fyraften og holde julefrokost i december. Det er vigtigt og ønskeligt, at medarbejderne føler sig respekteret, værdsat, og at de har en positiv indflydelse på virksomheden. Folk føler, at de får en vis værdi fra det arbejde, de gør, og dette afspejles i virksomheden.
Hvis I har en god virksomhedskultur, vil det hjælpe med at tiltrække og fastholde toptalenter. Mens ingen søger efter, eller er vilde med, at blive på et job, hvor de ikke føler sig respekterede og værdsatte, er dette specielt tilfældet med millenniumgenerationen, som prioriterer god virksomhedskultur højere end de tidligere generationer.
Jeres mødekultur påvirker alt, lige fra den type talent, du kan tiltrække, til mange aspekter af, hvordan de fylder deres roller, og hvor længe de bliver. En udefineret mødekultur kan spilde penge, medarbejdertid og energi og kan påvirke jeres evne til at tiltrække og fastholde talent.
En klart defineret mødekultur kan resultere i enorme ændringer i den måde, din organisation kører på, i dine medarbejderes trivsel og produktivitet og i sidste ende på bundlinjen. Definering af jeres mødekultur behøver ikke at være resultatet af dens lange række af endeløse møder.
Du skal bare sørge for, at den er specifik og har personlighed (ting, der er specifikke for jeres virksomhed.) Find ud af, hvilke specifikke ting der vil hjælpe dig med at implementere og vedligeholde denne mødekultur, så den ikke også ender med at være indholdsløs. Du skal være fuldt engageret i den, og du skal være villig til at acceptere nogle ulemper. Selv med din mødekultur, kan du ikke få det hele. Jeg kan hjælpe dig med denne proces, eller også kan du gøre det selv. Uanset hvad, er det i høj grad tiden og indsatsen værd.
Vil du være blandt de første til at få de nyeste ekspertråd? Skriv dig op til vores nyhedsbrev, der indeholder flere gode guldkorn fra vores foredragsholdere og eksperter.
Læs også:
